Gestione del tempo - Gestione delle interruzioni ricorrenti da parte dei collaboratori

Gestione del Tempo

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GUIDA ALLA GESTIONE DEL TEMPO - 4.3 GESTIONE DELLE INTERRUZINI RICORRENTI DA PARTE DEI COLLABORATORI

Gestione del tempo - Gestione delle interruzioni ricorrenti da parte dei collaboratori

Essere molto chiari sui propri confini personali è essenziale per lavorare bene con i propri collaboratori.

In ogni caso è opportuno trovare un equilibrio tra l'essere visto come un eremita e il lavorare con impegno alle scadenze che ti sono state date, quindi devi affrontare il confronto con raffinatezza.

I collaboratori che ti fanno perdere tempo rientrano in alcune categorie, ognuna delle quali può causare interruzioni dannose per la tua produttività. Fai attenzione ai seguenti tipi di collaboratori e rispondi in modo da rimediare efficacemente alla situazione specifica:

  • Quello che non ha nulla da fare
    Se vieni interrotto da qualcuno che chiaramente non ha abbastanza da fare, chiedile su cosa sta lavorando. Quali sono le sue priorità e scadenze? Informalo delle tue e chiedi se può darti una mano. Chiedere a queste persone di aiutarti nel tuo lavoro solitamente le rispedisce da dove sono arrivate in pochi minuti. 

  • Quello che semplicemente non vuole lavorare
    Assicurati che le tue responsabilità non siano a rischio. Devi essere diretto e deciso, osservando (con un sorriso) che ora non hai tempo per le frivolezze. Meglio confrontarsi con il proprio collaboratore che essere considerati non affidabili sul lavoro. Non permettere alle abitudini di qualcun altro di abbassare le tue prestazioni.

  • Quello che non smette mai di parlare
    Alcune persone parlano costantemente del loro fine settimana, del loro appuntamento, della loro squadra preferita, della loro famiglia, di tutto quanto. Spesso nemmeno si accorgono dei sottili suggerimenti che lanci quando sei occupato. In casi come questo è opportuno essere molto diretti ed espliciti: quando ti contatta, scrivigli un bel "Sono occupato!"

  • Quello che tratta il lavoro come sua unica ragione di vita
    Alcune persone hanno una vita così limitata al di fuori del lavoro che vogliono sapere tutto del tuo. Spesso occupano il tuo tempo con richieste estemporanee di briefing, allineamenti, conference call. Limita al massimo l’interazione con queste persone: dai loro attenzione solo quando è effettivamente necessario un allineamento di tutto il team sui progetti che state seguendo insieme.



Lavorare con clienti intrusivi

Sai che per fornire il miglior servizio a ciascun cliente devi cercare un certo equilibrio. Se i clienti poco redditizi occupano più di quanto dovuto del tuo tempo e delle tue risorse, non sarai in grado di prestare attenzione ai clienti più meritevoli.

La verità è che alcuni clienti hanno realmente più valore di altri: le loro entrate sono maggiori, i pagamenti puntuali, acquistano i tuoi servizi con margini di profitto più elevati, parlano bene di te e ti portano altri clienti.

Se decidi di investire più tempo del solito su un cliente invadente, assicurati quindi che ne valga la pena: se il cliente richiede un'elevata attenzione, deve anche portare un elevato guadagno.

Prova i seguenti suggerimenti per gestire al meglio questa tipologia di clienti:

  • Dai attenzione in anticipo e spontaneamente.
    Spesso i tuoi clienti hanno solo bisogno di attenzione. Dopotutto sono esseri umani. Invia quindi un biglietto di auguri o ringraziamento scritto a mano e chiamali su base regolare per sentire come se la passano: da un lato li fa sentire apprezzati e dall’altro riduce le loro interruzioni. Un'altra tecnica formidabile è quella di richiamare i clienti in anticipo rispetto alla data concordata e dire loro che l’hai fatto perchè li ritieni molto importanti per la tua attività. 

  • Imposta correttamente le aspettative dei clienti.
    È importante informare i clienti sulla tua disponibilità. Fai sapere ai tuoi nuovi clienti il ​​tuo programma settimanale, i periodi migliori per contattarti al telefono e le fasce orarie in cui rispondi alle email. Stabilisci inoltre l’intervallo di tempo massimo entro il quale risponderai alle loro richieste: il giorno stesso? entro 24 ore? entro 48? Questo, ovviamente, dipende da cliente a cliente. 

Creare aspettative ragionevoli è la chiave per creare buone relazioni con i clienti. Impiegare 24 ore per gestire la richiesta di un cliente può essere ragionevole, ma non sembrerà così se il cliente si aspetta di ricevere tue notizie entro un'ora.

 


 

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