Gestione del tempo - Sotto con le specifiche: priorità giornaliera

Gestione del Tempo

[←Torna alla Guida alla Gestione del Tempo - Sezione II]

GUIDA ALLA GESTIONE DEL TEMPO - 2.2.SOTTO CON LE SPECIFICHE: PRIORITÀ GIORNALIERA

Gestione del tempo - Sotto con le specifiche: priorità giornaliera

Dopo aver applicato la regola dell’80/20 e aver identificato quindi i compiti necessari per raggiungere i tuoi obiettivi, suddividili ulteriormente in attività quotidiane. 

Assegna a queste attività la giusta priorità e assicurati di eseguire prima le attività più importanti, avendo cura di identificare quali attività devono essere svolte in giorni precisi. Ecco come:

 

1. Inizia con una lista principale.

Scrivi tutto quello che hai bisogno di completare entro oggi. Non provare a classificare le attività in questa fase, nè a dare loro una priorità, scarica semplicemente il tuo cervello da tutte le cose da fare che ti vengono in mente.

Assicurati di tenere conto anche delle attività di routine che non hanno un effetto diretto sui tuoi obiettivi, come ad esempio rendicontare le tue spese o mettere in ordine le fatture emesse.

 

2. Determina la lista di attività A.

Concentrarsi sulle conseguenze delle azioni crea una sensazione di urgenza che spinge ad utilizzare meglio il proprio tempo. 

Chiediti questo: "Quali attività, se non fatte oggi, porteranno a una conseguenza significativa?" Queste sono le attività A. 

Ad esempio, se oggi hai in programma una presentazione, quell'attività è sicuramente in cima alla lista A.

 

3. Classifica il resto delle attività.

Passiamo ora alle attività di livello B, attività che possono avere conseguenze leggermente negative se non completate oggi.

Le attività C non hanno penalità se non vengono completate oggi, seguite dalle attività D, dove D sta per delega. Infine, gli elementi E sono le attività che potrebbero essere direttamente eliminate.

 

4. Classifica le attività all'interno di ciascuna categoria.

Supponi di aver classificato il tuo elenco in sei elementi A, quattro elementi B, tre elementi C e due elementi D. 

Le sei attività A vanno ovviamente in cima all'elenco, ora però le devi classificare ulteriormente: A-1, A-2, A-3 e così via.

Se hai problemi a ordinare le diverse attività A, inizia con solo due: se oggi potessi completare un solo compito, quale dei due è più critico? Quale dei due serve meglio la tua regola 80/20? Quindi prendi il vincitore e confrontalo con la prossima attività A, e così via. Quindi fai lo stesso per gli oggetti B e C. 

 

Non aspettarti di completare lo stesso numero di attività a cui magari sei abituato. Dato che questo approccio ti porta a concentrarti sugli elementi più importanti, che probabilmente richiedono più tempo, potresti completare meno attività del solito. 

Concentrati ogni giorno sul terminare quante più attività A riesci, dopodichè passa alle attività B e C. Fai comunque attenzione a questo tipo di attività: se non eseguite entro un certo tempo, anch’esse possono diventare attività A e balzare in cima alla lista.