La Guida Definitiva su Come Prioritizzare il tuo Lavoro e la tua Vita

Gestione del Tempo Freelancing Produttività

 

Ti è mai capitato di rispondere “ho così tanto da fare che non ho più tempo per me” quando un amico ti chiede come stai? Oppure “questa settimana il tempo è letteralmente volato”, quando un collaboratore ti chiede aggiornamenti su un progetto di lavoro.

Questi sono atteggiamenti piuttosto comuni, ma la realtà è che il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo e non possiamo permetterci di lasciarlo scorrere in maniera inconsapevole.

Eppure, molti di noi lo fanno.

Pensa a quel giorno in cui dovevi alzarti presto per un evento di lavoro importante; eppure, la sera prima sei rimasto alzato fino a tardi a guardare Netflix. La mattina dopo ti sei svegliato assonnato e in ritardo, non ti sei ben preparato per l'evento e sei rimasto agitato per tutto il giorno.

Dovevi davvero guardare quelle serie TV fino a tarda notte? O avresti potuto usare quel tempo in maniera diversa?

Oppure, pensa all’ultima volta in cui hai avuto una scadenza importante da rispettare. Probabilmente l’ultima settimana hai lavorato giorno e notte per completare il progetto, me era davvero l’unico modo per portare a casa il risultato? Dovevi davvero passare ogni sera ricurvo sul computer a lavorare? Oppure avresti potuto prioritizzare meglio il tuo tempo?

Sono sicuro che siamo tutti colpevoli di non aver utilizzato il nostro tempo con saggezza ad un certo punto della nostra vita.

Tutti.

Ma come dice un proverbio Zen che personalmente adoro, “Il momento migliore per piantare un albero era 20 anni fa. Il secondo miglior momento è ora”, perciò non concentriamoci sul tempo che è già trascorso; guardiamo invece avanti e iniziamo a sfruttare in maniera intelligente il tempo che ancora abbiamo a disposizione.

 


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Come sfruttare al meglio il tuo tempo

Cosa pensi sia più importante tra Qualità e Quantità?

Ti voglio svelare un segreto: non ti devi preoccupare di quanto tempo ti rimane in futuro, concentrati invece su come stai utilizzando il tempo che hai ora.

Esattamente. Proprio come con il denaro, puoi letteralmente moltiplicare il tempo che hai a disposizione se inizi ora ad investire in maniera corretta.

Che in questo contesto significa “dare la giusta priorità alle cose”.

Ho già scritto diverse volte su questo tema, tuttavia sento di non aver ancora detto abbastanza: nella teoria tutti riconoscono l’importanza di prioritizzare le proprie attività, ma quanti di noi lo fanno nella pratica?

O, ancora meno probabile, quanti di noi conoscono un metodo che ci aiuti a decidere senza sforzo cosa è abbastanza importante da richiedere un'ora del nostro tempo e cosa invece può essere saltato?

Ecco alcune abilità importanti che voglio che tu conosca:


 

1. Determina il valore in qualsiasi attività o azione

Prima di poter dare la giusta priorità a ciascuna attività, è necessario sapere quanto è importante, ovvero che valore ha.

Il valore di un’attività sta in ciò che guadagni dal suo completamento. È il vantaggio che riceverai in cambio del tuo investimento in tempo.

A volte, questo valore si esprime nel breve termine (ad esempio quando completi una richiesta urgente di un cliente pagata molto bene); altre volte solo nel medio-lungo termine (ad esempio progetti personali o consulenze aziendali di lungo periodo).

In ogni caso, stai effettivamente creando un valore futuro per il tempo che investi ora.



 

2. Riduci i dispendi di tempo

Utilizzare il proprio tempo solo per “sentirsi occupati”, d'altro canto, crea benefici a breve termine al costo del tuo tempo attuale.

Solitamente, una volta finita la giornata in cui ti sei sentito (a torto) produttivo, questi benefici spariranno velocemente e avrai a che fare con i soliti problemi di direzione.

Che tu ne sia consapevole o no, le tue attività sono automaticamente priorizzate dal tuo cervello. Alcune attività ti possono avvicinare ai tuoi obiettivi, mentre altre non ti portano da nessuna parte.

Al di fuori del lavoro (ma spesso nemmeno qui), la maggior parte delle persone raramente pianifica le proprie attività, il che spesso li fa sentire preda della loro quotidianità.

Quando ti senti preda della tua quotidianità, significa che ti senti occupato a fare cose che non ti stanno portando da nessuna parte. Stai spendendo il tuo tempo in attività non necessariamente allineate con ciò che vuoi in futuro.
 

La verità è che spesso sprechiamo molto del nostro tempo in attività del genere: la conseguenza è che non stiamo investendo il nostro tempo, lo stiamo semplicemente spendendo.
 

Ciò fa sì che molte persone restino bloccate nello stesso ciclo, giorno dopo giorno, mese dopo mese, anno dopo anno.

Semplicemente determinando il valore delle tue azioni o attività quotidiane, sarai già in grado di prioritizzare in maniera molto più efficiente. Ciò non solo ridurrà i tuoi dispendi di tempo, ma aumenterà la tua consapevolezza su come investirlo al meglio.

Facciamo un esempio. Immagina di dover partire per una vacanza di una settimana in Australia. È la prima volta che ci vai, perciò le attività da fare e i luoghi da vedere sono innumerevoli: potresti addirittura sentirti travolto e non sapere da dove iniziare!

Prenoto prima l’aereo o l’hotel? E se poi l’hotel è lontano da tutte le cose che voglio fare? Dovrei quindi decidere prima cosa fare?

La lista può continuare all’infinito.

Questa è la situazione ideale in cui determinare il valore di ogni azione può aiutarti a stabilire le priorità senza sforzo.


 

3. Parti dallo scopo.

Per riprendere l'esempio della vacanza, qual è lo scopo di questa vacanza? 

Visitare monumenti? Conoscere nuove persone? Esplorare le zone circostanti?

Una volta che conosci lo scopo della vacanza potrai elencare tutte le attività che le compongono, come ad esempio prenotare l’hotel, prenotare i voli e altri mezzi di trasporto, prenotare biglietti per determinate attrazioni, etc.

Il prossimo passo è quello di classificare le azioni di questa lista in 3 gruppi:

  • MUST HAVE - I must have sono azioni assolutamente fondamentali per raggiungere l'obiettivo e dovrebbero avere la massima priorità di risorse e di tempo.
     
  • SHOULD HAVE - I should have sono importanti ma non critici; lasciarli fuori potrebbe ridurre l'impatto del tuo risultato ma non comprometterlo.
     
  • NICE TO HAVE - I nice to have sono opzionali: non averli non influenzerà il risultato del tuo obiettivo.


Essere in grado di discernere a quale di questi 3 gruppi fa parte ciascun item di un elenco è davvero un punto di svolta. E non solo per ciò che riguarda le tue vacanze!

Questo processo può infatti essere applicato a qualsiasi aspetto della tua vita, soprattutto se sei un professionista che lavora a tempo pieno: parti sempre dallo scopo.

 

 


 

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