Produttività Personale - Gestisci le tue email in modo efficace

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GUIDA ALLA PRODUTTIVITÀ - Suggerimento #14

Produttività Personale - Gestisci le tue email in modo efficace

Abbiamo già parlato della gestione della posta elettronica nel suggerimento #11. Tuttavia, questo argomento è così grande e importante che merita una sezione a sé stante.

Il fatto è che l'email può sicuramente essere una perdita di tempo. Se continui a controllare le email non appena arrivano nella tua casella di posta, la tua giornata di lavoro si disperde e la tua capacità di concentrarti sulle tue attività importanti si indebolisce.

Per evitare che ciò accada, adotta un approccio più organizzato nella gestione dei tuoi messaggi di posta elettronica:

  • Definisci quando controllare della posta elettronicaAd esempio, potrebbe essere 2-3 volte al giorno, 30 minuti per volta. Se possibile, cerca di evitare di controllare l'e-mail come prima cosa al mattino, dato che è molto probabile che ti metta fuori strada rapidamente. In altre parole, potresti finire per lavorare su compiti totalmente diversi da quelli che avevi inizialmente previsto.

  • Apri la casella e-mail solo quando si controlla l'e-mail. Altrimenti, tienila chiusa.

  • Disattiva le notifiche automatiche nel tuo client di posta elettronica.

  • Informa i tuoi collaboratori sulle tue routine di controllo della posta elettronica, in modo da poter impostare le aspettative giuste. Potresti addirittura creare una risposta automatica che informa il mittente del messaggio che sei solito controllare le e-mail solo tre volte al giorno a orari prestabiliti.

  • Crea una routine da utilizzare ogni volta che controlli l'e-mail. Per esempio: dopo aver aperto la posta in arrivo, individua le email che puoi eliminare o archiviare immediatamente. Se questi messaggi sono newsletter, valuta se disiscriverti o meno (se non li trovi preziosi perchè continuare a riceverli?). Se ricevi molti messaggi relativi a servizi vari (come ad esempio le notifiche di LinkedIn), devi accedere al servizio specifico e disattivare le notifiche. Un altro modo per gestire questo tipo di email è creare filtri o regole nel tuo client email per eliminare questi messaggi dalla tua casella di posta.

  • Quando apri un email, se puoi rispondi subito. Se invece credi che ci vorrà più tempo per rispondere, pianifica un'attività apposita da svolgere successivamente, quindi archivia il messaggio. Se sospetti che rispondere al messaggio richieda troppo tempo, chiama direttamente la persona che te l’ha inviato.

  • Se il messaggio contiene un task, inseriscilo nell'elenco delle attività e pianificalo (o se la situazione lo richiede, gestiscilo subito). Ricordati di includere l'URL del messaggio come riferimento nella descrizione dell'attività.

Se riuscirai ad applicare ciascuna di queste strategie vedrai che in poco tempo riuscirai ad essere molto più efficace nella gestione delle email, con la conseguenza che ti porterà via meno tempo e riuscirai quindi ad essere più concentrato sul tuo lavoro e produttivo.

Vale a pena ricordare che queste strategie potrebbero non essere adatte a tutti (ad esempio per quelle persone che devono essere disponibili via email tutto il giorno). Se questo è il tuo caso, assicurati di selezionare e applicare solo le parti più adatte a te.

 

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