Produttività Personale - Utilizza le checklist

Produttività

[←Torna all'indice]

GUIDA ALLA PRODUTTIVITÀ - Suggerimento #27

Produttività Personale - Utilizza le checklist

A volte dovrai assicurarti che un'attività soddisfi determinati requisiti prima che possa essere dichiarata terminata. In questo caso è opportuno utilizzare le cosiddette checklist.

Una checklist non è altro che un elenco di requisiti che ci permette di eseguire un'attività in modo coerente. 

Ci sono anche altri vantaggi dell'utilizzo delle checklist, come ad esempio:

  • Terminare le attività secondo i criteri 
  • Rendere il lavoro più veloce
  • Avere risultati prevedibili per le attività
  • Documentare il processo per la delega del lavoro
  • Formare nuove abitudini (assicurandosi di svolgere un determinato compito ogni volta allo stesso modo)


In alcuni lavori molto impegnativi e per certi versi ripetitivi (come ad esempio il pilota d’aereo o il chirurgo) le checklist svolgono un ruolo importante nel buon esito del lavoro. Cerca quindi di sfruttare il più possibile questo strumento nel tuo lavoro quotidiano.

Secondo Atul Gawande, l'autore di The Checklist Manifesto, ci sono due tipi di checklist e dovrai decidere quale delle due utilizzare prima di creare la tua lista:

  1. Checklist READ-DO
  2. Checklist DO-CONFIRM


Nel caso di READ-DO, la checklist si comporta esattamente come una ricetta: leggi la prima voce, agisci in base ad essa e poi passi alla voce successiva.

La checklist DO-CONFIRM è leggermente diversa. Funziona così: prima esegui l'attività in base alle tue competenze ed esperienza, poi consulti la checklist per assicurarti di aver fatto tutto il necessario.


Un'altra importante differenza tra queste due tipologie di checklist è il loro livello di dettaglio. 

Ad esempio, se hai bisogno di un prontuario che dia istruzioni molto precise su come fare qualcosa, scegli una checklist READ-DO.

Invece, se sai già come fare qualcosa (ad esempio, preparare la valigia), puoi creare una checklist con voci molto più generiche (esempio: portare calzini di ricambio). In questo caso, selezionare un elenco di controllo DO-CONFIRM.

Dopo aver deciso il tipo di checklist che desideri creare, è ora di iniziare a crearla. Inizia dandole un titolo, dopodiché puoi iniziare a dettagliare i punti sulla tua lista.

È possibile creare una checklist cartacea o elettronica. Per quanto mi riguarda, preferisco utilizzare quelle elettroniche perchè è possibile archiviarle su Google Drive. Una volta creata la tua checklist, testala. Ciò garantisce che gli elementi della tua lista abbiano senso per te. 

Ricorda infine che la creazione di una checklist non è sufficiente: è infatti necessario mantenerla aggiornata in base a eventuali modifiche al processo o ai requisiti. 

 

SOFTWARE PRODUTTIVITà



Naviga la guida